Politique de Confidentialité
1. Responsable du Traitement des Données et Délégué à la Protection des Données
L'entité responsable du traitement des données est :
HybridAI GmbH
Im Mediapark 5
50670 Cologne
Email : datenschutz@hybridai.one
Délégué à la Protection des Données :
Gregor Klar
Email : datenschutz@hybridai.one
2. Types de Données Traitées
Nous traitons les données personnelles suivantes :
- Données de compte (par ex. noms, adresses)
- Données de contact (par ex. email, numéros de téléphone)
- Données d'utilisation (par ex. sites web visités, intérêt pour le contenu)
- Métadonnées/ données de communication (par ex. informations sur les appareils, adresses IP)
- Historiques de chat et interactions avec nos systèmes d'IA
- Données vocales (audio du microphone pendant une session en cours) et leurs transcriptions lors de l'utilisation de nos fonctions vocales
- Données d'appareil et d'appairage de nos applications (nom de l'appareil, jeton d'appareil)
- Identifiants et contenus des services que vous connectez en tant que connecteur (section 17)
Les données que l'application iOS Sales Companion et l'application Hy traitent en détail sont décrites aux sections 15 et 16.
3. Objectif du Traitement
Nous traitons vos données personnelles pour les objectifs suivants :
- Fournir nos services de chat IA
- Améliorer nos services
- Communiquer avec les utilisateurs
- Satisfaire aux obligations légales
- Garantir la sécurité informatique
4. Bases Juridiques
Le traitement de vos données repose sur les bases juridiques suivantes :
- Consentement (Art. 6(1)(a) RGPD)
- Exécution d'un contrat (Art. 6(1)(b) RGPD)
- Obligations légales (Art. 6(1)(c) RGPD)
- Intérêts légitimes (Art. 6(1)(f) RGPD)
5. Destinataires des Données
Vos données peuvent être partagées avec les destinataires suivants :
- Fournisseurs d'hébergement (Hetzner Cloud, Hetzner Object Storage avec accord de traitement des données)
- Prestataires de messagerie et d’envoi (Strato, Google Workspace et Servercow ; Brevo pour les emails de compte et de connexion, voir la section 5b)
- Fournisseurs de services d'IA (Anthropic, Google, OpenAI, Mistral, Perplexity, Melious AI)
- Fournisseurs de services informatiques (WordPress, ManyChat, N8N)
- Fournisseurs de services de paiement (Stripe, PayPal)
- Clients / utilisateurs finaux du service de chat sur leurs sites web
- Apple (reconnaissance vocale pour la fonction de dictée de notre application iOS, voir la section 15 ; raccourcis Siri et notifications de l'application Hy, voir la section 16)
- Prestataires d'analyse des erreurs et d'assurance qualité (Sentry, Langfuse)
- Fournisseurs des services que vous connectez en tant que connecteur, dans la mesure où votre assistant y consulte ou y crée quelque chose pour votre compte (section 17)
Les destinataires supplémentaires impliqués lors de l'utilisation de l'application iOS Sales Companion ou de l'application Hy sont décrits aux sections 15 et 16.
5a. Accords de Traitement des Données avec les Fournisseurs de Services d'IA
Pour protéger les données de nos clients utilisant les services de chatbot basés sur l'IA, nous avons signé des accords de traitement des données avec les fournisseurs de services d'IA. Ces accords obligent les prestataires à :
- Ne pas utiliser les données pour entraîner leurs modèles (contractuellement exclu)
- Supprimer les données selon les politiques de conservation définies
- Traiter les données uniquement sur nos instructions
- Protéger les données avec des mesures de sécurité appropriées
Ces accords couvrent l'ensemble des contenus que nous transmettons aux prestataires – y compris expressément l'audio en temps réel et sa transcription via les fonctions vocales de nos applications (OpenAI, modèle gpt-realtime).
Pour des informations détaillées sur les transferts de données aux États-Unis et les mesures de protection complémentaires, consultez notre accord de traitement des données (AVV), disponible dans votre compte sous "Légal".
5b. Emails de Compte et de Connexion via Brevo
Nous utilisons le service d'envoi d'emails Brevo comme sous-traitant pour les codes de connexion demandés, les confirmations, les réinitialisations de mot de passe et les autres messages nécessaires au compte. Brevo reçoit l'adresse du destinataire, son nom s'il est fourni, l'objet et le contenu du message, y compris le code ou le lien concerné, ainsi que des données techniques d'envoi telles que les horodatages, identifiants de message, états de livraison et messages d'erreur. Ces données servent à la livraison, au diagnostic et à la prévention des abus. Les emails nécessaires au compte reposent sur les mesures précontractuelles ou l'exécution du contrat, conformément à l'art. 6(1)(b) RGPD ; les journaux de sécurité et d'erreur reposent sur notre intérêt légitime à assurer un service sûr et fiable, conformément à l'art. 6(1)(f) RGPD. Ils ne nécessitent pas de consentement à une newsletter.
Accès depuis des pays tiers : Brevo indique des lieux d'hébergement dans l'UE, notamment en France, en Allemagne et en Belgique. Sa liste de sous-traitants ultérieurs comprend aussi Brevo CRM Solution Private Limited en Inde et Brevo, Inc. aux États-Unis pour le service client et la maintenance. Des données personnelles peuvent être consultées ou traitées depuis ces pays même si les serveurs se trouvent dans l'UE. Cela ne signifie pas que chaque message est systématiquement stocké en Inde ou aux États-Unis.
Les conditions applicables figurent dans l'accord de traitement des données et la liste des sous-traitants de Brevo. Pour l'Inde, ils prévoient des clauses contractuelles types et des mesures complémentaires ; pour les États-Unis, ils mentionnent le Data Privacy Framework UE-États-Unis et des clauses contractuelles types assorties de mesures complémentaires. Le recours au Data Privacy Framework suppose une certification valide du destinataire concerné couvrant les données en question. Les transferts fondés sur des clauses contractuelles types nécessitent la prise en compte de l'analyse d'impact du transfert et des mesures complémentaires nécessaires. Vous pouvez obtenir des informations sur les garanties applicables et une copie ou leur référence auprès de datenschutz@hybridai.one.
Conservation : Les codes de connexion sont à usage unique et expirent après dix minutes. Leur expiration ne supprime pas automatiquement les copies des messages ou les journaux d'envoi conservés par le prestataire ou dans la boîte du destinataire. Nos journaux d'envoi et les données d'envoi correspondantes conservées chez Brevo sont soumis à la durée maximale de 90 jours de la section 6. Toute utilisation de votre adresse email à des fins publicitaires est soumise à des conditions distinctes.
6. Durée de Conservation
Nous conservons vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour les objectifs mentionnés ou conformément aux durées de conservation légales :
- Historiques de chat et logs : 90 jours maximum, puis suppression automatique (Art. 5 RGPD – limitation de la conservation)
- Téléchargements de fichiers : 90 jours maximum, puis suppression automatique des systèmes actifs
- Archives de sauvegarde : Conservation plus longue à des fins de récupération après sinistre (jusqu'à 12 mois pour les sauvegardes de bases de données)
- Données vocales : L'audio n'est pas conservé ; il est uniquement relayé pendant la durée de la session
- Mémoire de l'assistant : Les contenus que l'assistant retient durablement sont conservés jusqu'à ce que vous les fassiez supprimer ou jusqu'à la suppression de votre compte
- Appairage d'appareil : Les codes d'appairage expirent après 10 minutes ; les jetons d'appareil sont conservés jusqu'à leur révocation ou jusqu'à la suppression de votre compte
Les durées de conservation applicables aux différentes fonctions de l'application iOS Sales Companion et de l'application Hy sont décrites aux sections 15 et 16.
7. Vos Droits
Vous disposez des droits suivants :
- Accès aux données enregistrées
- Rectification des données inexactes
- Suppression des données
- Limitation du traitement des données
- Portabilité des données
- Opposition au traitement
- Retrait des consentements donnés
- Dépôt d'une plainte auprès d'une autorité de contrôle
8. Cookies et Suivi
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires (Google Analytics et PostHog, chacun avec consentement préalable) pour les objectifs suivants :
- Fonctionnalité du site web
- Analyse du comportement des utilisateurs
- Amélioration de nos services
Après votre consentement, PostHog enregistre à la fois un cookie et une entrée dans le localStorage de votre navigateur (chacun préfixé par ph_) afin de mémoriser votre état de consentement et votre identifiant entre les chargements de page. Ces éléments sont supprimés dès que vous retirez votre consentement.
9. Sécurité des Données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles contre la manipulation accidentelle ou intentionnelle, la perte, la destruction ou l'accès non autorisé.
10. Traitement Spécifique à l'IA et Protection des Données
Nos chatbots IA traitent vos entrées pour générer des réponses personnalisées. Ce traitement est :
- Automatisé par des systèmes IA d'Anthropic, Google, OpenAI et d'autres prestataires
- Basé sur l'historique de chat (conservé pendant 90 jours au maximum)
- Destiné à fournir les meilleures réponses possibles à vos questions
- Optionnellement avec masquage des informations personnelles : Sur demande, nous masquons les données sensibles (adresses e-mail, numéros de téléphone, noms) avant transmission aux prestataires d'IA. Vous voyez les données réelles, le prestataire ne voit que des espaces réservés
11. Intégration sur des Sites Web Tiers
Notre widget de chat peut être intégré par des tiers (nos clients) sur leurs sites web. Dans de tels cas :
- Le traitement des données sur les sites web de nos clients est de leur responsabilité et soumis à leurs politiques de confidentialité.
- Nous n'avons aucune influence directe sur le type et l'étendue du traitement des données sur les sites web de nos clients.
- Nos clients sont tenus par nos conditions générales de :
- Respecter les règlements de protection des données applicables
- Informer leurs utilisateurs du traitement des données via notre widget
- Obtenir les consentements nécessaires, si applicable
- Pour toute question concernant le traitement des données sur les sites web de nos clients, veuillez contacter directement l'opérateur du site web concerné.
12. Utilisation de Google OAuth SSO
Nous offrons la possibilité de vous connecter à l'aide de votre compte Google via le service OAuth Single Sign-On (SSO). Ce service est fourni par Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande.
Dans le cadre du processus d'authentification, les données suivantes sont récupérées depuis votre compte Google :
- Votre adresse e-mail
Le traitement de ces données est effectué pour simplifier le processus de connexion et fournir nos services. La base légale pour ce traitement est l'article 6(1)(b) du RGPD (exécution d'un contrat).
Google agit en tant que responsable de traitement indépendant pour le traitement de vos données dans le cadre du processus OAuth. Pour plus d'informations sur la manière dont Google traite les données, veuillez consulter leur Politique de confidentialité.
Si vous souhaitez déconnecter votre compte Google de notre service, vous pouvez le faire à tout moment dans les paramètres de votre compte Google.
13. Utilisation de Google Analytics
Notre site web utilise Google Analytics, un service d'analyse web fourni par Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Analytics utilise des cookies pour analyser votre utilisation du site web.
Les données suivantes sont collectées :
- Adresse IP (anonymisée si l'anonymisation des IP est activée)
- Pages visitées et durée de visite
- Données de localisation (basées sur l'adresse IP)
- Type d'appareil et navigateur
Le traitement de ces données est basé sur votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD). Les données collectées sont utilisées pour évaluer l'utilisation de notre site web et améliorer nos services.
Vous pouvez empêcher la collecte de vos données par Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur de désactivation fourni par Google. Pour plus d'informations, veuillez consulter la Politique de confidentialité de Google.
14. Utilisation de PostHog (Analyse de Produit et Session Replay)
Notre application utilise PostHog, un service d'analyse web et d'analyse de produit fourni par PostHog, Inc., 2261 Market St., #4008, San Francisco, CA 94114, États-Unis. Nous utilisons l'instance européenne de PostHog (eu.i.posthog.com) ; le traitement et le stockage de vos données d'usage sont effectués sur des serveurs situés à Francfort-sur-le-Main, en Allemagne.
Transfert vers un pays tiers : bien que les données soient stockées au sein de l'UE, PostHog, Inc. est une société américaine. Nous avons conclu avec PostHog les clauses contractuelles types de l'UE (article 46, paragraphe 2, point c) du RGPD) ainsi qu'un accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) afin de garantir un niveau adéquat de protection des données au sens du RGPD.
Les données suivantes sont collectées :
- Adresse IP : sur l'instance européenne de PostHog, la collecte de l'adresse IP est désactivée par défaut pour tous les nouveaux projets. Lorsqu'elle est activée à titre exceptionnel dans les paramètres du projet, elle ne sert qu'à la géolocalisation et à la prévention des abus.
- Pages visitées (y compris l'URL complète et les éventuels paramètres de requête), clics et durée de visite
- Type d'appareil, système d'exploitation et navigateur
- Un identifiant d'appareil anonyme stocké dans un cookie ainsi que dans le
localStoragede votre navigateur - Après votre connexion : votre identifiant utilisateur, afin d'associer les événements d'usage à votre compte
- Après consentement et uniquement dans les enregistrements d'écran (Session Replay) : les interactions de mise en page telles que clics, mouvements de souris, défilement et navigation. Tous les champs de saisie ainsi que tous les textes affichés sont masqués avant l'enregistrement — mots de passe, contenus de chat, adresses e-mail et autres contenus textuels personnels ne sont jamais capturés. Les URL des pages visitées (y compris les paramètres de requête) sont enregistrées. Les journaux de console et les métadonnées réseau ne sont expressément pas capturés. Le widget de chat intégré sur les sites de nos clients est entièrement exclu de Session Replay.
Le traitement est basé sur votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD) et n'est activé qu'après acceptation de la bannière de cookies. Avant consentement, aucun cookie ni aucune entrée localStorage n'est créé pour PostHog et aucune donnée n'est transmise. Si vous refusez ou retirez votre consentement, la collecte cesse immédiatement et les identifiants stockés sont effacés localement.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de cookies. Pour les utilisateurs connectés, la suppression du compte entraîne en outre la suppression du profil PostHog associé ainsi que de l'ensemble des événements liés (article 17 du RGPD).
Remarque pour les visiteurs non connectés : avant connexion, votre identifiant PostHog est généré localement dans votre navigateur et nous n'en avons pas connaissance en clair. Pour donner suite à une demande d'accès ou d'effacement émise avant connexion, nous avons besoin de l'identifiant PostHog stocké dans votre navigateur (consultable via posthog.get_distinct_id() dans la console du navigateur) ou d'un autre élément d'identification.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la Politique de confidentialité de PostHog et les Conditions de traitement des données de PostHog.
15. Application iOS Sales Companion
Les sections précédentes s'appliquent par analogie à notre application iOS « Sales Companion » ; les informations ci-dessous décrivent ce qui lui est propre. Le responsable du traitement est la société HybridAI GmbH mentionnée à la section 1.
15.1 Fonctions vocales (accès au microphone)
L'application utilise le microphone pour les questions en direct à l'assistant, pour l'entraînement en jeu de rôle et pour l'écoute pendant le coaching (voir la section 15.2). L'accès n'a lieu que si vous l'autorisez dans iOS et si vous démarrez activement une fonction vocale.
- Voie de transmission : Pendant la session, l'audio est transmis en temps réel à nos serveurs situés en Allemagne, puis relayé à OpenAI (modèle
gpt-realtime, traitement aux États-Unis), voir les sections 5 et 5a. - Aucune conservation de l'audio : Nous nous contentons de relayer le flux audio. Aucun enregistrement ni fichier audio n'est créé sur nos serveurs. Seules les données de consommation de la session (modèle, durée, jetons) sont conservées à des fins de facturation.
- Transcriptions : La reconnaissance vocale convertit en texte ce qui est dit.
- Pour les questions en direct à l'assistant, le texte est traité comme un message de chat et intégré à votre historique de chat – conservation de 90 jours maximum (section 6).
- Pour le jeu de rôle et l'écoute, la transcription n'est pas conservée – ni dans votre historique de chat, ni ailleurs dans nos systèmes. Elle est néanmoins traitée : sur votre appareil pendant la session, sur nos serveurs, par le modèle de langage, et une fois encore pour l'analyse après l'entretien (section 15.2). Une fois chacune de ces étapes terminée, elle ne subsiste que sur votre appareil.
15.2 Écoute pendant le coaching et données de vos interlocuteurs
Lors de l'écoute, l'assistant accompagne une conversation réelle et capte, via le microphone de votre appareil, la voix et les propos de vos interlocuteurs – en règle générale vos clients. Un seul canal microphone est transmis, sans attribution des locuteurs.
- Votre obligation en tant qu'utilisateur : Vous ne pouvez utiliser la fonction d'écoute que si vous avez préalablement informé tous les participants à la conversation et recueilli leur consentement. Écouter ou enregistrer à l'insu des participants est illicite et peut constituer une infraction pénale (§ 201 du code pénal allemand ; en France, article 226-1 du code pénal). Si un participant s'y oppose, vous ne devez pas utiliser la fonction.
- Base juridique pour les données de tiers : C'est vous, ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez, qui décidez de recourir à cette fonction ; à ce titre, vous ou votre entreprise êtes responsable du traitement des données de vos interlocuteurs. Nous traitons ces données sur vos instructions, en qualité de sous-traitant, sur la base d'un accord de traitement des données (art. 28 RGPD). La base juridique à l'égard de vos interlocuteurs est leur consentement (art. 6, § 1, point a) du RGPD), que vous recueillez.
- Conservation : La transcription de la conversation reste sur votre appareil pendant la session. Pour l'analyse après l'entretien, l'application transmet une seule fois la transcription, accompagnée de votre briefing et des suggestions affichées pendant l'entretien, à notre serveur et au modèle de langage utilisé. L'analyse est générée puis renvoyée à votre appareil ; ni la transcription ni l'analyse ne sont conservées par nos soins. L'analyse finale ne se trouve ensuite que sur votre appareil.
15.3 Textes et données de contexte
- Les messages de chat que vous envoyez à l'assistant.
- Les briefings que vous saisissez avant un entretien ou un jeu de rôle (par ex. nom du client, contexte, objectif) – ceux-ci peuvent contenir des données personnelles de tiers ; la section 15.2 s'applique par analogie.
- Les transcriptions de jeu de rôle que vous soumettez pour analyse.
- Contexte transmis automatiquement : Afin que l'assistant puisse tenir compte de votre situation actuelle, l'application transmet automatiquement votre liste de tâches ouvertes comme contexte dès que vous formulez une demande.
Ces contenus sont conservés dans votre historique de chat et supprimés au plus tard après 90 jours (section 6). Lorsque l'assistant retient durablement des informations à votre demande (fonction de mémoire), celles-ci sont conservées au-delà des 90 jours, jusqu'à ce que vous les fassiez supprimer ou que votre compte soit supprimé.
15.4 Compte, appairage de l'appareil et caméra
- Compte : Nous traitons votre adresse e-mail et votre identifiant utilisateur afin d'associer l'application à votre compte. La base juridique est l'art. 6, § 1, point b) du RGPD (exécution du contrat).
- Caméra : L'application n'utilise la caméra que pour lire le code QR lors de l'appairage. Le code est analysé sur l'appareil ; aucune image ni vidéo ne nous est transmise ou conservée.
- Code d'appairage : Le code QR affiché dans l'interface web est valable 10 minutes et utilisable une seule fois. Nous ne le conservons que sous forme de valeur de hachage ; les codes utilisés sont supprimés automatiquement.
- Jeton d'appareil et nom de l'appareil : Une fois l'appairage réussi, l'appareil reçoit son propre jeton d'accès, que nous ne conservons que sous forme de valeur de hachage. Sont également conservés le nom d'appareil que vous avez choisi (par ex. « iPhone d'Anna », qui peut identifier une personne), la date de l'appairage et la date de dernière utilisation. Vous pouvez révoquer individuellement chaque appareil appairé dans l'interface web, sous « Appareils connectés » ; le jeton cesse alors immédiatement de fonctionner.
15.5 Fonction de dictée (Apple)
Lorsque vous dictez des tâches, l'application utilise la reconnaissance vocale du système d'exploitation. Selon votre appareil et vos réglages, Apple traite l'enregistrement sur l'appareil ou sur des serveurs d'Apple Inc. ou d'Apple Distribution International Ltd. Apple agit à cet égard en tant que responsable de traitement indépendant ; pour plus de détails, consultez la politique de confidentialité d'Apple. Si vous préférez l'éviter, saisissez vos tâches au clavier.
15.6 Veille concurrentielle (« Watch »)
Cette fonction affiche les notes que votre agent a précédemment enregistrées dans sa mémoire cloud. Il s'agit principalement de données d'entreprise ; ces notes peuvent toutefois également contenir des informations sur des personnes (par exemple des interlocuteurs ou des représentants publics des entreprises observées). Ces contenus sont conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez de la mémoire de l'agent.
15.7 Données conservées uniquement sur l'appareil
Les données suivantes restent sur votre appareil et ne nous sont pas transmises :
- Vos tâches, les réponses mises de côté ainsi que les données d'activité alimentant l'affichage de progression – séparées par compte.
- Les identifiants de connexion et le jeton d'appareil, conservés dans le trousseau iOS (Keychain).
- Les notifications sont générées uniquement en local sur l'appareil ; l'application n'envoie aucune notification push via un service externe.
Ces données sont supprimées lorsque vous désinstallez l'application de votre appareil.
15.8 Aucun suivi dans l'application
L'application ne contient aucun outil d'analyse ou de suivi : ni PostHog, ni Google Analytics, ni identifiants publicitaires ou d'appareil à des fins publicitaires, aucune analyse de produit et aucun rapport de plantage. Elle n'intègre aucune bibliothèque tierce. Cela se distingue des enregistrements nécessaires à la facturation et à l'exploitation : pour chaque requête d'IA, nous conservons le modèle, l'horodatage et la consommation (section 15.1) ; ces données décrivent l'usage, et non votre comportement dans l'application. Les sections 13 et 14 concernent exclusivement notre site web et l'espace de travail dans le navigateur et ne s'appliquent pas à l'application.
15.9 Destinataires et transferts vers des pays tiers
- OpenAI (États-Unis) pour la voix en temps réel et sa transcription – encadré par un accord de traitement des données et les clauses contractuelles types, voir la section 5a.
- Le fournisseur de modèle du bot utilisé pour les requêtes textuelles et les analyses, voir les sections 5 et 5a.
- Apple pour la reconnaissance vocale de la fonction de dictée, voir la section 15.5.
15.10 Bases juridiques, consentement et retrait
- Traitement par l'IA (fonctions vocales, chat, analyses) : votre consentement au titre de l'art. 6, § 1, point a) du RGPD, que l'application recueille avant la première utilisation. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, avec effet pour l'avenir – dans l'application, sous Réglages → Confidentialité → « Traitement par l'IA ». Après le retrait, les fonctions d'IA de l'application ne sont plus disponibles ; la licéité du traitement effectué jusque-là n'en est pas affectée.
- Compte et appairage de l'appareil : art. 6, § 1, point b) du RGPD (exécution du contrat).
15.11 Suppression et déconnexion
- Déconnecter un appareil : Dans l'application via « Déconnecter l'appareil » ou « Se déconnecter » ; vous pouvez en outre révoquer l'appareil dans l'interface web, sous « Appareils connectés ».
- Données locales : Les données conservées uniquement sur l'appareil (section 15.7) ne sont supprimées que lorsque vous désinstallez l'application.
- Données côté serveur : Les durées de conservation de la section 6 et vos droits au titre de la section 7 s'appliquent aux historiques de chat et à toutes les autres données.
16. Application Hy (iOS et Android)
Les sections précédentes s'appliquent par analogie à notre application « Hy » pour iOS et Android ; les informations ci-dessous décrivent ce qui lui est propre. Le responsable du traitement est également HybridAI GmbH, désignée à la section 1.
16.1 Appels, Siri et Raccourcis
L'application iOS utilise le microphone pour les appels avec Hy après que vous avez autorisé cet accès et lancé ou accepté un appel. Les appels de Hy nécessitent une activation distincte dans les réglages. Un appel sortant prend normalement fin lorsque vous quittez l'application ; les appels via CarPlay et les appels entrants acceptés peuvent continuer en arrière-plan ou lorsque le téléphone est verrouillé. Vous pouvez terminer l'appel avec les commandes d'appel. L'application Android ne propose pas de fonctions vocales.
- Transmission : Pendant un appel, l'audio est transmis en temps réel à nos serveurs en Allemagne, puis relayé à OpenAI (modèle
gpt-realtime, traitement aux États-Unis), voir les sections 5 et 5a. - Aucun enregistrement audio sur nos serveurs : Nous relayons le flux audio sans créer d'enregistrement ni de fichier audio sur nos serveurs. Cela ne signifie pas qu'aucune donnée d'appel n'est conservée.
- Transcriptions et consommation : Le texte des deux interlocuteurs fait partie de votre conversation avec Hy et suit les règles de conservation de la section 16.2. Nous conservons aussi les données de consommation de l'appel (modèle, durée, jetons) pour la facturation et l'exploitation du service.
Utilisation facultative de Siri et Raccourcis : « Ask Hy » reçoit votre question sous forme de texte de Siri ou de Raccourcis et l'envoie par le traitement habituel du chat de Hy. La question et la réponse sont enregistrées avec la conversation (section 16.2). Hy renvoie le texte de la réponse à Siri pour lecture à voix haute, ou à Raccourcis comme résultat de l'action. La réponse peut contenir des informations personnelles issues de votre conversation et des sources connectées, y compris Santé et Contacts. « Talk to Hy » ouvre Hy et lance le processus d'appel décrit ci-dessus ; vous pouvez aussi attribuer ce raccourci au bouton Action. Les deux raccourcis nécessitent l'authentification sur l'appareil. Les exigences de connexion et de consentement au traitement par l'IA de Hy restent applicables ; les appels nécessitent l'autorisation du microphone.
Traitement de Siri par Apple : Apple traite les interactions avec Siri de manière indépendante selon sa notice de confidentialité de Siri. Le traitement dépend de votre appareil et de vos réglages ; Apple peut conserver des transcriptions et les utiliser pour améliorer Siri. Nos restrictions d'entraînement de la section 16.5 ne régissent pas ce traitement indépendant. Vous pouvez utiliser Hy directement sans Siri.
16.2 Textes et données de contexte
- Les messages que vous envoyez à Hy, ainsi que vos tâches et vos objectifs.
- Les photos, prises de vue et fichiers que vous joignez. Avant l'envoi, l'application réduit les photos à 2048 pixels au plus et supprime leurs métadonnées, y compris les données de localisation.
- Contexte envoyé automatiquement : Pour que Hy puisse se référer à votre journée, l'application envoie des données provenant des sources que vous connectez dans l'application :
- Calendrier : sous iOS, les rendez-vous des 30 derniers jours jusqu’à 365 jours à venir ; sous Android, les 7 prochains jours. Cela comprend les titres, heures de début et de fin, lieux, noms des participants et, sous iOS, noms et sources des calendriers.
- Rappels (iOS uniquement) : les rappels ouverts en retard ou arrivant à échéance dans les 7 prochains jours (titre et échéance).
- Santé (Apple Santé sur iOS, Health Connect sur Android) : les totaux quotidiens des 7 derniers jours (pas, minutes d'exercice, énergie active, fréquence cardiaque au repos, durée de sommeil) et vos entraînements. L'application lit ces données sur votre appareil et ne transmet que ces résumés, aucune mesure individuelle.
- Contacts (iOS uniquement) : noms, surnoms, entreprises, fonctions, adresses e-mail, numéros de téléphone, anniversaires et noms des personnes apparentées du carnet autorisé. Vous pouvez limiter la sélection dans iOS. L’application ne fait que lire les contacts.
Hy conserve ces contenus, sa mémoire et vos fichiers dans votre espace de travail Hy sur nos serveurs en Allemagne. Contrairement aux historiques de chat de la section 6, ils ne sont pas supprimés automatiquement après 90 jours ; ils restent conservés jusqu'à ce que vous en demandiez la suppression ou que votre compte soit supprimé. Les sauvegardes relèvent de la section 6. Si une autre personne vous donne accès à ses agents, par exemple en tant que membre de son équipe, ce que vous écrivez à ces agents est conservé dans l'espace de travail Hy de cette personne, et non dans le vôtre. Ces contenus relèvent de son espace de travail et sont supprimés avec lui (lorsqu'elle en demande la suppression ou que son compte est supprimé), et non lors de la suppression de votre compte.
Analyse vidéo (iOS uniquement) : lorsque vous joignez une vidéo, le téléphone mesure les mouvements corporels et envoie les mesures, notes d’analyse et certaines images fixes à Hy. La vidéo, son audio et la piste détaillée des poses restent sur le téléphone. Ces éléments servent à répondre à votre demande et sont conservés avec la conversation et les fichiers décrits ci-dessus.
16.3 Compte, appairage de l'appareil et caméra
- Compte : Vous vous connectez avec votre compte HybridAI dans le navigateur de votre appareil ; l'application n'a jamais accès à votre mot de passe. Nous traitons votre adresse e-mail et votre identifiant utilisateur afin d'associer l'application à votre compte. L'application reçoit ses propres jetons d'accès, que nous ne conservons que sous forme de valeur de hachage. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat).
- Caméra : L'application utilise la caméra pour les images que vous joignez (section 16.2) et pour lire le code QR lors de l'appairage de l'appareil. Sur iOS, le code est analysé sur l'appareil ; sur Android, il est lu par le lecteur de codes des services Google Play, et l'application elle-même n'a pas accès à la caméra. Aucune image du code ne nous est transmise ni n'est conservée.
- Code d'appairage, jeton d'appareil et nom de l'appareil : la section 15.4 s'applique.
16.4 Données conservées sur l'appareil
Les données suivantes sont conservées sur votre appareil :
- Des copies de vos conversations et des fichiers que vous avez envoyés, dans un stockage protégé de l'application exclu des sauvegardes.
- Les identifiants et jetons d'accès, conservés dans le trousseau iOS ou chiffrés avec une clé de l'Android Keystore.
La déconnexion supprime ces données de votre appareil. La désinstallation supprime le stockage de l’application ; des entrées du trousseau iOS peuvent subsister. Déconnectez-vous avant la désinstallation pour supprimer les identifiants enregistrés.
16.5 Personnalisation, signalements et absence d’analyse de l’application
Hy n’intègre aucun SDK publicitaire, d’analyse produit ou de rapports de plantage dans son application native. Nous n’utilisons pas ses données pour le suivi publicitaire. L’application iOS native n’embarque aucune bibliothèque tierce ; Android utilise les bibliothèques Android de Google (dont Health Connect et le lecteur de codes des services Google Play) et OkHttp. Cela ne décrit pas les contenus web externes ouverts ou chargés par l’application ; voir la section 16.10. Nous conservons le modèle, l’heure et la consommation des requêtes d’IA pour la facturation et le fonctionnement du service (section 16.1). Les analyses web des sections 13 et 14 concernent notre site et l’espace de travail dans le navigateur, pas les écrans natifs de Hy. Les préférences personnelles ci-dessous servent vos propres recommandations, et non une analyse produit agrégée.
Suggestions personnelles : Hy utilise les conversations, souvenirs, instructions et sources connectées pertinents pour adapter ses réponses, idées et recommandations. Sur iOS, les mentions J’aime et les éléments masqués dans le fil « For you », les idées écartées et vos instructions pour le fil sont synchronisés avec votre espace Hy : identifiant de l’élément, titre ou instruction, action et horodatage, associés à votre compte. Ils peuvent être inclus dans les requêtes au fournisseur d’IA sélectionné. Le simple fait d’ouvrir, de lire ou d’ajouter un élément aux favoris n’est pas enregistré comme une préférence. Ces données sont distinctes des réactions emoji du chat et ne servent ni à l’entraînement des modèles ni à l’amélioration générale du produit. Elles suivent les règles de conservation de la section 16.2 ; modifier une préférence remplace sa valeur actuelle sans effacer les contenus déjà inclus dans les conversations. Le consentement au traitement par l’IA de la section 16.7 couvre aussi cette personnalisation.
Réactions emoji : Toutes les réactions emoji, y compris les pouces levés et baissés, sont enregistrées avec le message dans votre espace de travail Hy et peuvent servir de contexte lors de votre prochaine conversation avec Hy. Elles ne créent pas d’évaluations de réponses et ne transmettent pas de commentaires destinés à améliorer le produit.
Signalements : Lorsque vous choisissez Signaler, la réponse sélectionnée, le message précédent, le motif et la note facultative sont transmis à HybridAI pour examiner le problème signalé. Sur iOS, le signalement comprend aussi les identifiants de Hy, de la conversation et du message, ainsi que la version et le build de l’application, et il est associé à votre compte. Les signalements sont distincts des réactions et ne servent ni à l’entraînement des modèles ni à l’amélioration générale du produit. La conservation suit la section 6.
Santé et Contacts : Pour Hy, HybridAI exclut les données de Santé et Contacts, y compris les résumés et réponses qui en sont dérivés, de ses processus d’entraînement, d’évaluation et d’amélioration du produit. Cette restriction reste applicable après la déconnexion de la source. Ces données peuvent toujours être traitées pour répondre à vos demandes ; les contenus que vous transmettez explicitement dans un signalement servent uniquement à examiner ce signalement. Nos fournisseurs d’IA sous contrat ne peuvent pas utiliser ces données pour entraîner leurs modèles. Si vous choisissez Siri, le traitement indépendant par Apple décrit à la section 16.1 s’applique également.
16.6 Destinataires et transferts vers des pays tiers
- Melious AI GmbH (Allemagne) pour l’inférence de modèles dans l’UE lorsque cette option est disponible et choisie. Les requêtes, le contexte pertinent et les réponses passent par sa passerelle vers des fournisseurs européens. Sa liste de sous-traitants précise les fournisseurs et leurs rôles ; son accord de traitement décrit les conditions contractuelles. Le changement de modèle de chat ne change pas les fournisseurs distincts pour la voix et les images.
- OpenAI (États-Unis) pour la voix en temps réel lors des appels et sa transcription – encadré par un accord de traitement des données et des clauses contractuelles types, voir la section 5a.
- Le fournisseur du modèle de l'assistant utilisé pour les requêtes textuelles, voir les sections 5 et 5a.
- Apple lorsque vous choisissez Siri : la question et la réponse renvoyée sont traitées comme décrit à la section 16.1. Apple traite les interactions avec Siri selon ses propres conditions de confidentialité, séparément de nos fournisseurs d’IA sous contrat.
- Apple pour les notifications sur iOS : si vous les autorisez, l'application s'enregistre auprès du service Apple Push Notification. Votre espace Hy conserve le jeton APNs de l’appareil et, si les appels entrants sont activés, un jeton PushKit, associés à votre compte. Le relais de la plateforme ne conserve qu’un hachage ; l’instance Hy a besoin du jeton lui-même pour joindre votre appareil. Ces identifiants servent aux notifications et aux appels, pas à la publicité. Une notification contient le nom de Hy et, selon son type, le texte d'un rappel, le titre d'une suggestion ou un avis fixe indiquant que Hy a terminé ou a besoin de vous. L'application Android n'a pas de notifications.
16.7 Bases juridiques, consentement et retrait
- Traitement par l'IA (appels, chat, idées, suggestions) : votre consentement au sens de l'art. 6, par. 1, point a) du RGPD, que l'application vous demande avant la première utilisation. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir – dans l'application sous Réglages → Confidentialité et données → « Traitement par l'IA ». Après le retrait, les fonctions d'IA de l'application ne sont plus disponibles ; la licéité du traitement effectué jusqu'alors n'est pas affectée.
- Données de santé : votre consentement explicite au sens de l'art. 9, par. 2, point a) du RGPD, que vous donnez en connectant Santé dans l'application. Vous le retirez en déconnectant Santé dans l'application ou en retirant l'accès de l'application dans Apple Santé ou Health Connect.
- Compte et appairage de l'appareil : art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat).
Retrait sous iOS : les nouvelles requêtes, messages en attente et téléversements depuis le téléphone cessent lorsque vous désactivez le traitement par l’IA. L’application demande également la pause des tâches cloud de Hy et confirme le résultat ; si le serveur est inaccessible, elle affiche un avis et réessaie à la prochaine ouverture. Les contenus déjà partagés restent soumis aux règles de conservation ci-dessus. Le consentement est lié au compte connecté et à la destination ; la déconnexion efface l’accord local et les interrupteurs des sources du téléphone.
Le retrait du consentement au traitement par l'IA dans Hy bloque aussi les nouvelles requêtes Hy via Siri ou Raccourcis. Il ne modifie pas vos réglages Siri chez Apple et ne supprime pas les données déjà traitées par Apple ; gérez-les séparément dans les réglages Siri de l'appareil.
16.8 Suppression et déconnexion
- Déconnexion : dans l'application via « Se déconnecter ». L'accès de l'application est alors révoqué et les notifications cessent ; sur iOS, les résumés de calendrier, de rappels et de santé que l'application avait déposés dans votre espace de travail Hy sont également supprimés. Vous pouvez en outre révoquer les appareils appairés dans l'interface web, sous « Appareils connectés ».
- Données locales : la déconnexion supprime les données locales décrites à la section 16.4. La désinstallation supprime le stockage de l'application, mais des identifiants du trousseau iOS peuvent subsister.
- Données côté serveur : la section 16.2 s'applique aux conversations, à la mémoire et aux fichiers de Hy, et les durées de conservation de la section 6 à toutes les autres données. Vos droits au titre de la section 7 s'appliquent à toutes les données. Vous pouvez supprimer votre compte dans l’interface web, sous « Compte », ou dans l’application iOS, sous Réglages → Supprimer le compte.
16.9 Identifiants de sites enregistrés et prise en main du navigateur (iOS)
Si vous enregistrez un accès à un site, l’application transmet son nom d’hôte, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe à votre instance Hy. Les identifiants sont conservés dans son coffre chiffré au sein de votre espace de travail en Allemagne et insérés dans le formulaire de connexion uniquement pour le site correspondant. L’outil d’accès enregistrés ne renvoie pas le mot de passe au modèle de langage. Cette fonction est distincte de la connexion à votre compte HybridAI. Vous pouvez supprimer un accès dans les réglages des accès enregistrés ; vous déconnecter de l’application mobile ne supprime pas ces identifiants côté serveur et ne met pas nécessairement fin à une session du site déjà ouverte dans le navigateur. La suppression du compte supprime l’espace de travail ; les sauvegardes suivent la section 6.
Pendant la prise en main, les étapes sont temporairement enregistrées dans le navigateur cloud. Les images du site, l’adresse et le titre de la page sont transmis du navigateur cloud de Hy à votre téléphone ; vos gestes, défilements et saisies au clavier sont renvoyés pour le piloter. Le site reçoit vos actions et saisies et les traite selon ses propres conditions de confidentialité. Si vous choisissez de mémoriser la procédure, les étapes enregistrées sont conservées comme routine dans votre espace pour une utilisation ultérieure par Hy, avec les adresses de pages pertinentes et les saisies non secrètes. Les champs identifiés comme mots de passe ou codes de vérification sont exclus de la routine enregistrée. Les routines et les contenus conservés dans le chat ou la mémoire suivent la section 16.2. Ces fonctions exécutent les actions demandées sur le fondement de l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD ; le traitement par l’IA reste soumis à la section 16.7.
16.10 Aperçus externes, médias et pages générées (iOS)
Lorsque Hy affiche un lien ou un élément du fil, le téléphone peut contacter le site lié, un service d’aperçu ou un hébergeur d’images pour obtenir un titre, une miniature ou une image avant que vous touchiez le lien. Les aperçus et lecteurs vidéo peuvent utiliser YouTube (Google), Vimeo, Instagram (Meta) ou TikTok selon le lien ; vous choisissez de lancer la lecture. La galerie privée Apps affiche des pages HTML générées pour vous. Elles peuvent charger des images HTTPS ainsi que des scripts, styles ou polices depuis cdnjs.cloudflare.com, cdn.jsdelivr.net et unpkg.com.
Ces requêtes communiquent votre adresse IP, l’adresse de la ressource demandée et des informations techniques sur la requête aux hébergeurs concernés. Les lecteurs intégrés et sites peuvent traiter d’autres données selon leurs propres conditions de confidentialité et de cookies ; une vue web temporaire n’empêche pas la transmission. Ces destinataires sont distincts de nos fournisseurs d’IA : cela ne signifie pas que tous stockent les données en Allemagne ou suivent nos engagements concernant l’entraînement. Les requêtes fournissent les aperçus et contenus que vous utilisez sur le fondement de l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD ; tout traitement nécessitant un consentement exige un consentement séparé. L’ouverture d’un site externe est aussi soumise à ses conditions de confidentialité.
16.11 Apple Santé (HealthKit) et Health Connect
Avec votre autorisation, Hy lit des données de santé et de forme depuis Apple Santé (HealthKit) sur iOS ou depuis Health Connect sur Android. La connexion à Santé est facultative ; vous pouvez utiliser Hy sans elle.
- Données lues : pas, minutes d’exercice, énergie active, fréquence cardiaque au repos, durée de sommeil et vos entraînements. Hy lit uniquement ces données ; il n’écrit jamais dans Apple Santé ni dans Health Connect.
- Finalité : uniquement pour répondre à vos demandes et vous aider à planifier et atteindre vos objectifs de forme.
- Traitement : l’application calcule sur votre appareil des totaux quotidiens des 7 derniers jours et n’envoie que ces résumés, jamais de mesures individuelles, à votre espace Hy sur nos serveurs en Allemagne (section 16.2). Ils ne sont transmis au fournisseur d’IA qui traite votre demande (section 16.6) que pour y répondre.
- Ce que nous ne faisons jamais : nous n’utilisons pas les données de santé à des fins de publicité, de marketing ou d’exploration de données. Nous ne les vendons pas et ne les communiquons pas à des tiers, à l’exception des prestataires de la section 16.6 qui les traitent pour notre compte afin de fournir Hy. Si vous interrogez Hy via Siri, la réponse peut contenir des informations de santé et est transmise à Apple, qui la traite de manière indépendante selon ses propres conditions (section 16.1). Nous ne les stockons pas dans iCloud. Ni HybridAI ni nos fournisseurs d’IA ne les utilisent pour entraîner des modèles (section 16.5).
- Base juridique et retrait : votre consentement explicite au titre de l’art. 9, par. 2, point a) du RGPD (section 16.7). Vous pouvez le retirer à tout moment en déconnectant Santé dans l’application, sur iOS dans Réglages → Confidentialité et sécurité → Santé → Hy, ou sur Android dans Health Connect.
- Suppression : déconnecter Santé dans l’application supprime le résumé de santé de votre espace Hy lors de la prochaine synchronisation, généralement immédiatement. Si vous retirez plutôt l’accès de Hy dans les réglages du système, la prochaine synchronisation le remplace par un résumé vide. La suppression de votre compte et, sur iOS, la déconnexion le suppriment également (section 16.8). Ce que Hy a déjà écrit sur vos données de santé dans les conversations est conservé jusqu’à ce que vous supprimiez ces conversations ou votre compte.
17. Connecteurs (services connectés)
Vous pouvez connecter vos assistants dans HybridAI et dans l'application Hy à vos propres comptes auprès d'autres services, par exemple Google Workspace, Microsoft 365, GitHub, Jira, X ou une boîte e-mail (IMAP/CalDAV). Cela n'a lieu que si vous connectez vous-même un connecteur. Le responsable du traitement est HybridAI GmbH, mentionnée à la section 1 ; les fournisseurs concernés restent responsables du traitement au sein de leurs propres services.
17.1 Données traitées
- Identifiants : lors de la connexion, le fournisseur nous remet des jetons d'accès ; pour une boîte e-mail, nous recevons votre adresse et votre mot de passe ou mot de passe d'application. Nous les conservons chiffrés sur nos serveurs en Allemagne, avec les autorisations que vous avez accordées.
- Contenus du service connecté : votre assistant consulte des données lorsqu’un outil du connecteur est nécessaire pour votre demande, par exemple pour lire des e-mails, rendez-vous ou fichiers. Pour Hy, cela comprend les vérifications proactives et tâches planifiées que vous activez : elles peuvent s’exécuter sur le serveur lorsque l’application est fermée, sans nouveau message. Vous pouvez désactiver la tâche ou la fonction proactive, ou déconnecter la source. Les contenus sont transmis au fournisseur d’IA sélectionné pour traitement (sections 5 et 5a), sous réserve du consentement de Hy décrit à la section 16.7.
- Actions d'écriture : avec Google Workspace et Microsoft 365, votre assistant ne peut rédiger ou envoyer des e-mails, créer des rendez-vous ou créer des fichiers que si vous avez accordé cette autorisation en plus. Pour chaque outil d'un connecteur, vous pouvez en outre décider que votre assistant doit d'abord demander votre confirmation, ou ne pas l'utiliser du tout.
17.2 Conservation
Nous ne conservons pas les contenus des services connectés dans un fonds distinct. Ils font partie de la conversation avec votre assistant et sont conservés avec elle ; les durées de la section 6, ou pour Hy de la section 16.2, s'appliquent. Si votre assistant enregistre des contenus dans sa mémoire, la durée applicable à la mémoire de l'assistant s'applique (section 6). Les identifiants restent conservés jusqu'à ce que vous déconnectiez le connecteur ou supprimiez votre compte (section 17.5).
17.3 Aucun accès par notre personnel, aucun entraînement
- Aucun accès : notre personnel ne lit pas les contenus des services connectés. Les demandes pour lesquelles des connecteurs sont à la disposition de votre assistant sont enregistrées dans nos outils d'analyse des erreurs, d'assurance qualité et d'analyse d'utilisation sans aucun contenu, c'est-à-dire uniquement le modèle, l'heure, la consommation et, le cas échéant, le type d'erreur. Des exceptions ne s'appliquent que si vous y avez expressément consenti (par exemple dans le cadre d'une demande d'assistance), si cela est nécessaire pour prévenir des abus ou pour des raisons de sécurité, ou si la loi nous y oblige.
- Aucun entraînement : nous n'utilisons pas les contenus des services connectés pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique. Les évaluations (pouce levé/baissé) de réponses susceptibles de contenir de tels contenus ne sont pas conservées comme données d'entraînement. Nos fournisseurs d'IA n'ont pas non plus le droit d'utiliser ces contenus pour entraîner leurs modèles (section 5a).
- Aucune transmission à d'autres fins : nous ne vendons pas ces données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
17.4 Google Workspace
Avec le connecteur Google Workspace, et selon les autorisations que vous accordez chez Google, votre assistant peut :
- Gmail : rechercher et lire des e-mails ; avec une autorisation supplémentaire, créer des brouillons et envoyer des e-mails en votre nom.
- Google Agenda : lire vos agendas et vos rendez-vous ; avec une autorisation supplémentaire, créer des rendez-vous et inviter des participants.
- Google Drive : rechercher et lire des fichiers ; avec une autorisation supplémentaire, créer des fichiers. L'accès en écriture est limité aux fichiers que le connecteur a lui-même créés.
L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations que HybridAI reçoit des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Dans la version originale anglaise : « HybridAI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. »
Vous pouvez également retirer l'accès à tout moment dans votre compte Google, sous myaccount.google.com/permissions.
17.5 Base juridique, déconnexion et suppression
- Base juridique : art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat), car vous configurez et utilisez vous-même la fonction. Lorsque des données de tiers sont traitées, par exemple celles des expéditeurs de vos e-mails ou des participants à vos rendez-vous, art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime est de pouvoir répondre à vos demandes.
- Déconnexion : vous pouvez déconnecter chaque connecteur à tout moment sur la page « Connectors » sur le web ou dans l'application Hy. Nous supprimons alors les identifiants conservés et révoquons l'accès auprès du fournisseur, lorsque celui-ci le permet (c'est le cas de Google).
- Suppression du compte : lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons toutes vos connexions de connecteurs.
18. Modifications
Nous nous réservons le droit d'adapter cette politique de confidentialité afin de respecter les exigences légales actuelles.
19. Contact
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à tout moment :